Full trọn bộ: Hướng dẫn sử dụng máy tính văn phòng từ A- Z

by

Là dân văn phòng, để phục vụ tốt công việc, bạn cần biết đến một số các thao tác với phần mềm Word và Excel. Bởi thường các công việc văn phòng phải sử dụng đến 2 phần mềm này rất nhiều. Dưới đây là một số các hướng dẫn sử dụng máy tính văn phòng với phần mềm Word trong bộ Office của máy tính.

Làm việc với Word là việc làm thường ngày của nhiều người, nếu bạn biết một số ít các điều cơ bản này thì sẽ thành thạo và thuận tiện hơn trong việc làm. Trong phần này, bài viết sẽ san sẻ đến bạn một số ít các phím tắt trong Microsoft Word 2013. Khi chớp lấy được hết các phím tắt này, bạn sẽ cảm thấy ứng dụng Word thật đơn thuần. Thậm chí chỉ cần nhớ các phím tắt này là bạn đã hoàn toàn có thể triển khai toàn bộ các tính năng trong Word rồi .

Những việc làm thiết yếu trên Word 2013 – năm nay

Đại đa số người dùng WORD hay viết văn bản trực tuyến ít kinh nghiệm tay nghề đều rất ít khi tối ưu lại định dạng bài viết của mình. Văn bản được gửi đi hoặc in ra không được trình bài thích mắt và có phần lỗi lõm, không gây được thiện cảm với người đọc. Tuy nhiên, việc làm cho văn bản thích mắt, trình tự hơn trong Word lại cực kỳ thuận tiện và nhanh gọn. Đừng bỏ lỡ một số ít việc làm nhỏ sau đây khi hoàn thành xong bài viết nhé .

Font chữ – kích cỡ – định dạng

Thông thường văn bản hành chính chuyên dùng là font chữ Tiếng Việt “Times New Roman” theo bảng mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam 6909:2001. Kích thước thông dụng là cỡ chữ “13 – 14”. Định dạng văn bản khổ A4 ( 210mm x 297 mm). 

Font chữ - kích thước - định dạng

Tìm chọn tác vụ ” Custom Margins ” tại thanh công cụ ” Layout “. Xuất hiện bảng điều khiển và tinh chỉnh ” Page Setup ” .

hướng dẫn sử dụng word

Tùy chỉnh các thông số kỹ thuật size lề như tất cả chúng ta cần tại tab ” Margins ” và khổ giấy sử dụng tại tab ” Paper ” .

Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm;

hướng dẫn sự dụng máy tính văn phòng

Căn lề 2 bên bài viết

Bài viết sẽ trở nên ngay ngắn và đồng điệu hơn khi bạn căn lề 2 bên trước khi khởi đầu bài viết. Thực hiện tổng hợp phím ” Ctrl + A ” để chọn hàng loạt văn bản hiện có, sau đó liên tục nhấn ” Ctrl + J “. Hoặc kéo chọn vùng muốn căn lề và click chuột vào tác vụ ” Justify ” trên tab ” Paragraph ” của thanh công cụ ” trang chủ “. Đây là việc làm cực kỳ nên làm trước khi thao tác trên Word .

hướng dẫn làm word

Khoảng cách giữa 2 đoạn văn

Cách này sẽ giúp các đoạn văn trong bài được ngăn cách theo một khoảng cách nhất định đồng nhất cho hàng loạt văn bản mà không cần Enter cách dòng như một số ít bạn thường dùng. Cách dưới đây sẽ chuyên nghiệp và cách dòng, đoạn một cách thuận tiện hơn rất nhiều .
Tìm chọn Click ” Paragraph Setting ” ( Dấu mũi tên chỉ xuống ở tab Paragraph ” trên thanh công cụ ” trang chủ “. Bảng tác vụ Paragraph hiện lên .

Khoảng cách giữa 2 đoạn văn trong word

Tại bảng tác vụ này tìm đến mục Spacing. Ở đây có 3 tác vụ cần chú ý quan tâm : ” Before “, ” After ” và ” Line spacing “. ” Before “, ” After ” sẽ kiểm soát và điều chỉnh khoảng cách trên và dưới giữa các đoạn văn. ” Line spacing ” là khoảng cách giữa các dòng trong cùng 1 đoạn văn. Thông thường khoảng cách giữa đoạn nên để chỉ số ” 6 pt ” và ” Line spacing ” nên chọn ” Single ” hoặc ” 1.5 lines ” .

huong-dan-su-dung-word

Hướng dẫn sử dụng máy tính văn phòng : Các phím tắt tính năng

Full trọn bộ: Hướng dẫn sử dụng máy tính văn phòng từ A- Z 5

– Ctrl + N : Tạo một trang soạn thảo mới
– Ctrl + O : Mở 1 trang soạn thảo đã có
– Ctrl + S : Lưu lại văn bản trong trang soạn thảo
– Ctrl + C : Sao chép ký tự, dòng, đoạn văn bản được chọn
– Ctrl + X : Cắt ký tự, dòng, đoạn văn bản được chọn
– Ctrl + V : Dán ký tự, dòng, đoạn văn bản được chọn
– Ctrl + F : Tìm kiếm từ, cụm từ có trong văn bản
– Ctrl + H : Mở công cụ tìm kiếm, sửa chữa thay thế từ, cụm từ có trong văn bản
– Ctrl + P : Dùng để mở hộp thoại in văn bản
– Ctrl + G : Mở cửa sổ trang số
– Ctrl + K : Tạo 1 link
– Ctrl + Z : Bỏ qua thao tác vừa triển khai
– Ctrl + Y : Phục hồi trạng thái trước khi sử dụng lệnh Ctrl + Z
– Ctrl + W / Ctrl + F4 / Alt + F4 : Đóng trang soạn thảo

Phím tắt chuyển dời trong Word

Full trọn bộ: Hướng dẫn sử dụng máy tính văn phòng từ A- Z 6

– Các phím lên xuống một hàng, sang trái, phải kí tự
– End, trang chủ : Trở về đầu hoặc cuối dòng đang đặt con trỏ
– Ctrl + trang chủ : Về đầu dòng văn bản
– Ctrl + End : về cuối dòng văn bản
– Tab : Cách / vận động và di chuyển sang cột khác / tạo hàng mới nếu đang ở cột ở đầu cuối trong table
– Ctrl + Q. : Lùi đoạn văn bản ra sát lề ( chỉ dùng sau khi đã sử dụng tab )
– Enter : Xuống dòng. Ngắt đoạn .
– Ctrl + Enter : Dùng ngắt trang sang trang mới
– ESC : Đóng cửa số tính năng
– Ctrl + ESC : Khởi động menu start
– Alt + Tab : Chuyển hành lang cửa số thao tác
– Start + D : Chuyển ra màn hình hiển thị desktop
– Start + E : Mở cửa sổ My computer

Hướng dẫn sử dụng máy tính văn phòng : Một số phím định dạng

Full trọn bộ: Hướng dẫn sử dụng máy tính văn phòng từ A- Z 7

– Ctrl + B : Định dạng in đậm
– Ctrl + I : Là định dạng in nghiêng
– Ctrl + U : Định dạng gạch chân liền giữa các từ
– Ctrl + Shift + D : Định dạng gạch chân kép liền giữa các từ
– Ctrl + Shift + W : Định dạng gạch chân dưới mỗi từ
– Ctrl + D / Ctrl + Shift + F / Ctrl + Shift + P : Mở hộp thoại định dạng văn bản. ( F : đổi khác font chữ, P đổi khác cỡ chữ
– Ctrl + E : Định dạng căn giữa văn bản
– Ctrl + J : Định dạng căn đều 2 lề văn bản
– Ctrl + L : Định dạng căn trái văn bản
– Ctrl + R : Định dạng căn phải văn bản
– Ctrl + M : Định dạng thụt đầu dòng cho đoạn văn bản ( mặc định 1,27 cm )
– Ctrl + Shift + M : Bỏ định dạng thụt đầu dòng đoạn văn bản
– Ctrl + Q. : Để xóa định dạng căn lề của đoạn văn bản
– Ctrl + ] : Tăng cỡ chữ lên thêm 1 cỡ
– Ctrl + [ : Giảm đi 1 cỡ chữ
– Ctrl + Shift + “ > ” : Tăng cỡ chữ lên 2 cỡ
– Ctrl + Shift + “ < ” : Giảm cỡ chữ 2 cỡ - Shift + Các phím chuyển dời lên xuống, trái phải : chọn ký tự, từ, đoạn văn bản - Ctrl + A : Lệnh chọn hàng loạt văn bản - Ctrl + Shift + A / K : Chuyển chữ hoa thành chữ thường ( không nên vận dụng cho tiếng Việt )

– Ctrl + Shift + C: Sao chép định dạng đoạn văn bản cần sao chép

– Ctrl + Shift + V : Dán định dạng đoạn văn bản đã được sao chép
– Ctrl + Shift + S : Tạo style ( dùng trong mục lục tự động hóa )
– Ctrl + Shift + N : Cửa sổ dạng Normal
– Ctrl + Shift + Q. : Cửa sổ dạng Symbol
– Ctrl + Alt + N : Cửa sổ ở dạng Normal
– Ctrl + Alt + O : Cửa sổ ở dạng Outline
– Ctrl + Alt + P : Cửa sổ ở dạng Print Layout
– Ctrl + Alt + L : Đánh các kí tự đầu dòng dạng số hoặc chữ tự động hóa
– Ctrl + Alt + F / D : Ghi chú ở dưới chân trang soạn thảo
– Ctrl + Alt + M : Ghi chú ở ngay dòng để con trỏ
– Ctrl + Alt + 1 : Lệnh tạo heading 1
– Ctrl + Alt + 2 : Để tạo heading 2
– Ctrl + Alt + 3 : Chọn để tạo heading 3
– Ctrl + Shift + Z : Dùng xóa định dạng
– Ctrl + Space : Khôi phục định dạng font chữ mặc định
– CTRL + SHIFT + H : Dùng quy đổi dạng thức ( ko gõ được chữ )

Phím tắt tạo chỉ số và xóa đối tượng người dùng

Full trọn bộ: Hướng dẫn sử dụng máy tính văn phòng từ A- Z 8

>> Tìm hiểu thêm : Nên mua máy tính văn phòng cũ hay build mới. Giá các loại máy tính văn phòng 2020

– Ctrl + Shift + “+”: Tạo chỉ số trên, chẳng hạn M3

– Ctrl + “+”: Để tạo chỉ số dưới, chẳng hạn H2

– Backspace / Ctrl + Backspace : Xóa ký tự trước con trỏ
– Delete / Ctrl + Delete : Xóa các ký tự phía sau con trỏ

Một số các phím công dụng khác trong Word

– Ctrl + 1 : Dùng để giãn dòng đơn
– Ctrl + 2 : Để giãn dòng đôi
– Ctrl + 5 : Giãn dòng khoảng cách 1,5
– Ctrl + 0 ( zero ) : Thêm độ giãn dòng đơn đoạn ở trước con trỏ chuột

Hướng dẫn sử dụng máy tính văn phòng : Hiểu rõ hơn về phím F

– F1 : Trợ giúp
– F4 : Dùng để lặp lại lệnh vừa làm
– F5 : Di chuyển đến một trang số
– F7 : Dùng kiểm tra lỗi chính tả với Tiếng Anh
– F8 : Mở rộng một vùng được chọn
– F12 : Thực hiện lưu với tên mới
– Shift + F1 : Định dạng cỡ chữ
– Shift + F2 = F7
– Shift + F3 : quy đổi viết hoa chữ tiên phong, viết hoa, viết thường
– Shift + F7 : Thực hiện để tìm từ đồng nghĩa tương quan
– Shift + F8 : Thu nhỏ vùng đã được chọn
– Shift + F10 : Hiển thị ngữ cảnh ( tương ứng với kích chuột phải )
– Shift + F12 : Lưu văn bản
– Ctrl + F1 : Dùng tắt thanh công cụ
– Ctrl + F2 : Xem trước văn bản khi in
– Ctrl + F3 : Chuyển đổi chữ từ hoa – thường
– Ctrl + F4 : Đóng hành lang cửa số văn bản đang làm
– Ctrl + F6 : Di chuyển sang hành lang cửa số ở văn bản tiếp nối
– Ctrl + F9 : Chèn thêm một trường trống vào
– Ctrl + F10 : Phóng to, thu nhỏ kích cỡ hành lang cửa số
– Ctrl + F11 : Khóa một trường
– Ctrl + F12 : Mở văn bản hiện có
– Ctrl + Shift + F5 : Mở Unikey
– Ctrl + Shift + F6 : Mở Unikey Toolkit
– Ctrl + Shift + F8 : Để lan rộng ra vùng chọn và khối
– Ctrl + Shift + F9 : Ngắt link một trường
– Ctrl + Shift + F11 : Mở khóa một trường
– Ctrl + Shift + F12 : Xem văn bản trước khi in
– Alt + F4 : Thoát khỏi trang đang soạn thảo
– Alt + F5 : Thu nhỏ size của hành lang cửa số
– Alt + F7 : Tìm lỗi chính tả và ngữ pháp ở trong Tiếng Anh
– Alt + F10 : Dùng kích hoạt thanh công cụ chuẩn
– Alt + F11 : Hiển thị hành lang cửa số Visual Basic For Applications
– Alt + Shift + F2 : Thực hiện để lưu văn bản
– Ctrl + Alt + F1 : Hiển thị các thông tin mạng lưới hệ thống
– Ctrl + Alt + F2 : Thực hiện để mở văn bản
Trên đây là 1 số ít các hướng dẫn sử dụng máy tính văn phòng với ứng dụng Word. Các phím tắt này rất hữu dụng và là cách nhanh nhất để bạn triển khai một lệnh nào đó trong Word đó. Hy vọng bài viết có ích so với bạn, chúc bạn thành công xuất sắc .